1. 目的：为匹配DeepSmile不同金额套包的服务定位，规范线上病例复盘会（以下简称“复盘会”）的申请、排期、执行及跟进全流程，明确销售、门诊、医疗服务部等各方权责，提升复盘会服务质量与效率，助力门诊优化正畸业务运营，特制定本规则。
2. 适用范围：本规则适用于购买公司DeepSmile套包的门诊，以及负责对接门诊的公司销售、合作经销商、提供服务支持的医疗服务部相关人员。
3. 核心原则：按需申请、分级服务、流程规范、高效响应、结果落地。
根据不同金额套包的服务定位，复盘会分为季度、半年度频次，对应不同时长及服务深度，具体如下：
复盘会采用“销售申请→医疗服务部审核排期→门诊确认日期→会议执行→销售后续跟进”的流程，具体步骤如下：
Ø 销售发起申请：销售根据所对接门诊的套包等级及实际需求，填写《线上病例复盘会申请单—共享表格》+打包病例资料，提前2周由合思提交申请至医疗服务部指定对接人/系统。
Ø 医疗服务部审核：医疗服务部在收到申请后1—2个工作日内完成审核，审核内容包括申请资料完整性、门诊需求合理性等。
Ø 排期确认：审核通过后，医疗服务部结合自身资源，在2个工作日内拟定2个备选会议时间，反馈给销售，由销售与门诊协商确定最终会议时间。
Ø 会议通知：最终会议时间确定后，同步销运部，辅助建立会议链接，后由销售及时同步涉会人员。
Ø 会议执行：各方按会议链接要求准时参与会议，由医疗服务部主导复盘会流程，销售协助控场，确保会议按计划完成。
Ø 结果跟进：会议结束后，由销售负责跟进门诊后续情况及反馈，并将跟进信息反馈至销运部和医疗服务部。
（一）销售需做的事情及要求
1.精准对接需求：与门诊充分沟通，明确门诊的核心复盘资料（需复盘病例资料、专项问题方向等），确保申请内容与门诊需求一致。
2.规范提交申请：准确填写《线上病例复盘会申请单—共享表格》，确保套包等级、门诊信息、需求描述等内容真实完整，避免因信息错误影响审核效率。
3.协调沟通衔接：作为门诊与医疗服务部的桥梁，负责传递双方信息，协调解决申请、排期、会议执行过程中的沟通问题，确保流程顺畅。
4.需提交资料：《线上病例复盘会申请单—共享表格》+病例资料包（按标准要求准备）。
5.结果跟进：
5.1门诊端反馈表：跟进收集门诊端对复盘会的满意度，包含但不限于打分、是否有效解决问题、意见和建议等（具体内容以《复盘会反馈表》为准）
5.2门诊复购数据对比：复盘会前后3个月内的病例提交数对比情况。
（二）门诊需做的事情及要求
1.组织参会人员：指定熟悉本院正畸业务及软件使用的核心人员（如院长、正畸科主任、正畸医生）作为会议参与人，确保能准确反馈病例情况、对接需求。
2.配合提交资料：按要求提前准备并提交相关病例资料，确保资料的真
实性、完整性，为复盘会的精准分析提供支撑。
3.准时参与会议：组织指定人员准时参加线上会议，同销售共同测试设备，避免因设备问题影响会议进度。
4.需提交病例资料：
（1）DeepSmile系统中病例：
4.1.1需复盘病例的病例编号；
4.1.2医生希望解决的核心问题类型及详细说明。
（注：需确保当前系统内已提交最新完成的、日期最接近当前的正畸检查的全套资料。）
（2）非DeepSmile系统中病例：
4.2.1诊前资料/初诊信息：
· 基本信息：姓名、年龄、联系方式、既往病史、口腔病史等；
· 临床检查资料：口内软硬组织检查记录（牙齿排列、咬合关系、牙周状况）、口外形态评估（面部对称性、侧貌分型）；
· 影像资料：全景片、头颅侧位片的初步影像报告；
· 模型与面颌像：初诊记存模型、口内照、面像的原始存档；
· 主诉记录与初步诊疗建议
4.2.2主诉记录与初步预想诊疗方案/已经出具的诊疗方案；
4.2.3诊中资料：每次复诊、调整、干预的动态信息集合：
· 复诊记录单：每次复诊的时间、治疗操作（如弓丝更换、托槽调整、牵引加力）、患者口腔反应、牙周维护情况；
· 阶段性影像学 / 模型资料：治疗中期的全景片、头颅侧位片对比分析、阶段性记存模型；
· 问题处理记录：如托槽脱落修复、牙周炎症干预、患者依从性沟通记录等。
4.2.4终末阶段资料：
治疗结束时的影像学资料（全景片、头颅侧位片、CBCT 按需）、最终记存模型、口内照 / 面像（与初诊对比）
（注：如若当前病例仍未结束，需要提交上述中4.2.1-4.2.3的资料，同时提交最新完成的、日期最接近当前的正畸检查的全套资料。）
4.2.5医生希望解决的核心问题类型及详细说明。
（三）医疗服务部需做的事情及要求
1.高效审核申请：严格按照规则要求审核销售提交的申请资料，及时反馈审核结果，对不符合要求的申请需明确说明原因并指导销售补充完善。
2.科学合理排期：结合套包等级对应的复盘会时长、专家资源情况，制定合理的会议排期，避免出现资源冲突，确保会议能按时高效开展。
3.做好会前准备：提前梳理门诊提交的资料及核心需求，制定详细的会议议程及分析框架，安排具备对应专业能力的专家主导会议。
4.主导会议执行：按会议议程有序推进复盘会，针对门诊问题提供专业、可行的解决方案，控制会议时长，确保会议效率及质量。
5.提供后续支持：针对门诊遇到的问题，必要时可协调相关资源提供进一步的服务支持。
6.反馈意见及建议跟进：根据前端销售同事提交的《复盘会反馈表》，进行部门内部优化，后期将纳入临床医疗部人员的考核评估项之一。
（一）组织架构及职责分工
1.销售部门：负责复盘会的申请发起、需求对接、信息传递及后续落地跟进。
2.医疗服务部：作为复盘会服务的主讲部门，负责申请审核、排期、专家调配、会议执行及后续专业支持。
3.销运部：负责全套复盘会标准制定与同步说明，过程支持与协同，后期提供数据维度支持。
（二）流程管控及考核机制
1.时效管控：明确各环节的时间节点（如审核1—2个工作日、排期2个工作日等），通过内部系统或工作群进行进度跟踪，对超时未完成的环节进行预警提醒。
（三）异常情况处理
1.申请驳回：若销售提交的申请资料不完整、套包等级与复盘会等级不匹配等，医疗服务部需在审核后1个工作日内明确驳回原因，并指导销售补充完善，重新提交申请。
2.会议改期：若门诊或公司因特殊情况需要改期，需至少提前3个工作日通过销售向医疗服务部提交改期申请，说明改期原因，由医疗服务部重新协调排期，同一门诊每年改期不超过2次。
3.会议取消：若门诊需取消复盘会，需至少提前3个工作日通过销售向医疗服务部提交取消申请，说明取消原因；无特殊原因取消或临时取消
（提前不足3个工作日），同一门诊每年不超过1次，超过1次将影响后续服务的优先排期。
1. 本规则由公司销运部牵头制定，销售部门、医疗服务部门协同执行，最终解释权归公司所有。
2. 本规则自发布之日起生效，公司可根据业务发展情况对本规则进行修订，修订后将及时通知相关部门及人员。
3. 各部门及相关人员需严格遵守本规则要求，确保线上比例复盘会服务规范、高效开展，提升门诊满意度及公司品牌影响力。
牙颜公司销运部 宣
2026年1月15日
