牙颜医疗销售CRM使用培训文档

**适配系统**：纷享销客
**适配产品线**：Hi-Teeth、DeepSmile
**文档核心**：系统操作流程指引+关键操作要点

目录

1. 登录系统
2. 客户管理
3. 销售管理
4. 发货管理
5. 发票管理
6. 物品领用

1. 登录系统

1.1 操作流程指引

1. **移动端登录**：应用商店搜索「纷享销客」下载→打开APP→输入手机号→选择「动态验证码登录」完成登录。
2. **电脑端登录**：浏览器打开网址「www.fxiaoke.com」→点击网页右上角「登录」→可选**移动端扫码登录**/**手机动态验证码登录**/**账号密码登录**完成操作。

1.2 核心操作要点

• 登录即表示同意纷享销客《服务协议》及《隐私政策》；
• 电脑端支持多方式登录，优先推荐扫码登录，操作更便捷。

2. 客户管理

2.1 操作流程指引

步骤1：提前获取客户资质（新建客户前置要求）

根据产品线和客户类型，收集对应资质文件，资质要求见下表：

步骤2：新建客户

1. 菜单栏点击「客户」，进入个人客户列表；
2. 点击「新建」按钮，进入客户信息填写页面；
3. 填写**必填字段**（带*标识），输入客户名称后点击「工商查询」，系统自动回填纳税人识别号等基础信息；
4. 上传客户资质附件，并正确填写资质到期日期；
5. 确认信息无误后点击「提交」，等待法务审核生效。

步骤3：新建销售合同（客户审核通过后操作）

1. 菜单栏点击「销售合同」，进入销售合同列表；
2. 点击「新建」按钮，选择**正确的合同业务类型**；
3. 选择「客户名称」，系统自动关联客户相关字段；
4. 填写合同基本信息、联系信息，添加合同明细（供货清单+采购指标）；
5. 确认所有信息无误后提交审核。

2.2 核心操作要点

客户类型界定（新建客户必选，按实际选择）

新建客户关键要求

1. 客户名称**必须与营业执照保持一致**，若机构名与营业执照、执业许可证有差异，以营业执照为准；
2. 资质附件需上传至**对应位置**，资质到期日期需准确填写；
3. 提交后需经法务审核，审核通过后客户信息才正式生效。

新建合同关键要求

1. 经销商合同：签订日期默认当天，合同有效期为当天（可适当提前）至自然年度末；
2. 销售渠道可选公立、民营、医美（可多选），生成合同时**默认不含集团客户**；
3. 返利政策：DeepSmile产品线无返利，Hi-Teeth按需选择是否适用；
4. 产品添加规则（按产品线严格执行）：
   • Hi-Teeth：可选HP-17、HP-30，美白仪V-M1、V-M1-D1、双色系比色板为**必选**，**禁止勾选HP-25**；
   • DeepSmile：可选智能正畸系统年度使用包（SVIP/VIP，至少选一项）、智能正畸系统次数使用包（**必选**）；
5. 起订量/起发量设定：包邮门槛（起订量）经销商20000元、机构5000元，每款产品均需单独设定。

2.3 特殊问题处理

1. 新建客户提示**客户分组报错**：直接联系运维部处理；
2. 新建合同时**选择不到客户**：先在「客户」模块查看客户信息是否完成审批；
3. 经销商客户合同完成后：需将订货人员姓名、手机号提供给运维部，用于开通订货通账号。

3. 销售管理

3.1 操作流程指引

步骤1：新建销售订单

1. 菜单栏点击「订单」，进入个人订单列表；
2. 点击「新建」按钮，发起订单申请；
3. 选择「客户名称」，系统自动带出客户相关信息；
4. 选择「从价目表明细添加产品」，勾选所需产品并修改采购数量；
5. 若订单满足促销政策，系统自动匹配赠品，多政策可点击「促销」更换；
6. 确认订单信息无误后提交单据，等待审核。

步骤2：订单进度跟踪

1. 订单未完成状态（订单审核、付款审核）时，点击「订单管理」→「销售订单」；
2. 在列表中查看订单当前审批节点及状态；
3. 紧急情况直接联系**当前节点责任人**推进流程。

步骤3：库存查看

1. 菜单栏点击「库存」，进入库存列表，页面默认展示本人及下属名下客户**可发货库存明细**；
2. 可通过左上角「筛选」按钮，调整库存展示内容；
3. 若搜索结果为空，代表该客户在公司无可用发货库存。

3.2 核心操作要点

1. 销售人员权限：可向**本人及下属名下客户**下单，自行采购美白产品及辅料；
2. 代理商订单要求：美白剂有起订量限制，未满足则触发**特殊审批**，审批通过后方可继续下单；
3. 代理商订单后续操作：下单后邮箱接收PDF电子订单→打印盖章并扫描上传→完成打款→审核通过后订单正式生效；
4. 库存更新规则：订单生效后，采购产品数量**自动同步至库存**，可实时查看；
5. 促销政策匹配：系统自动识别满足条件的促销活动并匹配赠品，支持手动更换促销政策。

3.3 特殊问题处理

1. 新建订单**无法选到产品**：联系法务部更新价目表；
2. 新建订单后**库存未刷新**：先自查订单是否完成审批，若已审批仍无库存，联系运维部处理。

4. 发货管理

4.1 操作流程指引

步骤1：发起发货申请

1. 菜单栏点击「发货申请」，进入发货申请列表；
2. 点击「新建」按钮，选择需发货的「客户名称」；
3. 确认客户收货信息（收货人、电话、地址等）无误；
4. 点击「从可发货清单批量添加」，勾选所需产品并填写发货数量；
5. 确认信息后点击「提交」，等待供应链部门处理。

步骤2：发货状态跟踪

1. 在「发货申请」列表中，查看单据状态（未发货/已发货/部分发货）；
2. 供应链完成发货后，系统从ERP同步数据，菜单栏点击「出库单」，查看具体出库单及物流信息。

步骤3：确认收货

1. 客户收到货物后，及时提醒客户核实货物状况；
2. 在系统「出库单」详情页，点击「确认收货」完成操作。

步骤4：发起退货申请（如有需要）

1. 菜单栏点击「退货申请」，进入退货申请列表；
2. 点击「新建」按钮，选择「客户名称」并填写「退货原因」「退货原因说明」；
3. 点击「从出库明细批量添加」，选择退货产品并填写「退货数量」；
4. 确认信息后点击「提交」，等待审核处理。

4.2 核心操作要点

发货申请单状态说明

收货确认规则

1. 出库单推送完成后，需及时核实货物并确认收货；
2. 若**7日内未进行任何操作**，系统将**自动更新为已收货**。

其他关键要求

1. 发货完成后，销售和客户邮箱将**自动接收随货同行单电子版**；
2. 退货原因需据实填写，可选：产品过期、破损、产品质量问题、产品滞销、其他。

4.3 特殊问题处理

1. 新建发货申请**无法选到产品**：联系法务部更新价目表；
2. 发货申请提交后**库存未刷新**：先自查订单是否完成审批，若已审批仍无库存，联系运维部处理。

5. 发票管理

5.1 操作流程指引

步骤1：发起开票申请

1. 菜单栏点击「开票申请」，进入开票申请列表；
2. 点击「新建」按钮，选择「客户名称」，系统自动带出客户开票信息；
3. 核对开票信息（纳税人识别号、开票地址、电话等）是否正确；
4. 点击「从出库明细批量添加」，选择需开票的产品；
5. 确认信息无误后提交单据，等待财务处理。

步骤2：发起退票申请（如有需要）

1. 菜单栏点击「退票申请」，进入退票申请列表；
2. 点击「新建」按钮，选择「客户名称」及「已开发票」；
3. 核对发票信息及退票金额，填写备注（如有需要）；
4. 确认信息后点击「提交」，等待审核处理。

步骤3：逾期应收单查看

1. 菜单栏点击「应收单」，进入应收单列表；
2. 点击「筛选」按钮，选择「逾期状态」→「已逾期」；
3. 列表将展示所有已逾期的应收单信息，可查看具体逾期金额、客户等。

5.2 核心操作要点

1. 开票申请前置条件：需从**出库明细**添加产品，仅可对已出库产品发起开票；
2. 退票申请要求：需准确选择「已开发票」，核对发票信息与退票金额一致；
3. 应收单管理：定期筛选查看逾期应收单，及时跟进回款进度。

6. 物品领用

6.1 操作流程指引

1. 菜单栏点击「物品领用」，进入物品领用列表；
2. 点击「新建」按钮，选择**公司主体**（必填）；
3. 填写必填信息：申请日期、申请人、类型、省份、领用部门、收件人、收件人电话、收货地址；
4. 点击「添加产品」/「从产品批量添加」，选择需领用的产品并填写数量；
5. 确认信息无误后点击「提交」，完成领用申请；
6. 申请提交后，**线下自行联系供应链同事**跟进领用进度。

6.2 核心操作要点

1. 字段填写要求：「客户名称」为**非必填项**，其余带*标识字段为必填，需准确填写；
2. 物流信息说明：物品领用提交成功后，系统**无物流信息同步**，需线下对接供应链；
3. 额度限制规则：物品领用与**区域领用额度**关联，若领用金额超过**季度可用额度100%**，系统将**锁定申请功能**，无法发起新的领用。

6.3 特殊问题处理

1. 系统锁定无法发起领用：核实是否超出季度领用额度，超出则需等待额度更新后操作；
2. 领用申请提交后无反馈：直接线下联系供应链同事，跟进物品发放进度。

**文档修订说明**：本文档基于牙颜医疗纷享销客CRM系统实际操作流程编制，操作过程中若系统功能更新，将同步修订文档内容。